Guida 20 agosto 2026 13 min di lettura Aggiornato il 10 ottobre 2026

GDPR e AI generativa: le domande da fare al fornitore prima di firmare

Un assistente AI che legge i documenti dell’azienda è un fornitore che tratta dati personali per vostro conto. Prima di firmare servono risposte scritte su dodici punti: ruolo e contratto, dove vanno i dati, chi altro li tratta, se addestrano modelli, per quanto restano, chi li vede dentro lo strumento, cosa resta registrato, valutazione d’impatto, AI Act, incidenti e verifiche.

72 ore per notificare al Garante una violazione dei dati, da quando ve ne accorgete
5 mln € la sanzione del Garante alla società di Replika, un chatbot di compagnia (2025)
158 mila € la sanzione a Character.AI, anche per una valutazione d’impatto tardiva (2026)

In breve

Un fornitore di AI generativa che tratta i vostri dati per vostro conto è un responsabile del trattamento: serve un contratto (DPA) con i contenuti dell’articolo 28 del GDPR, e la responsabilità di sceglierlo bene resta vostra.
Chiedete l’elenco completo dei sub-responsabili, dove vengono conservati ed elaborati i dati e su quale base escono dall’UE: per l’EDPB il titolare deve avere sempre a disposizione l’identità di tutti i soggetti della catena.
Se il fornitore usa i vostri dati per addestrare i propri modelli, per quel trattamento diventa titolare: va escluso nel contratto, non solo nelle impostazioni.
Dentro lo strumento conta chi vede cosa: un assistente collegato a tutti i documenti non deve mostrare a un dipendente il cedolino di un collega. Il GDPR chiede protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (articolo 25).
In Italia la valutazione d’impatto è richiesta quando un trattamento con sistemi di intelligenza artificiale presenta anche un altro dei criteri europei di rischio (elenco del Garante, 2018), e il fornitore deve aiutarvi a farla.

01 Perché le domande vanno fatte prima di firmare

Un assistente di AI generativa che lavora sui documenti, sulla posta o sulle conversazioni con i clienti tratta dati personali per conto dell’azienda. Nel linguaggio del GDPR l’azienda è il titolare del trattamento, perché decide perché e come si trattano i dati, e il fornitore è il responsabile del trattamento, perché li tratta per suo conto. Il titolare può affidarsi solo a responsabili che presentino «garanzie sufficienti» (articolo 28, paragrafo 1): verificarle prima è un obbligo, non una cortesia.

E le autorità guardano da vicino. A gennaio 2025 il Garante privacy ha ordinato a DeepSeek di smettere di trattare i dati delle persone in Italia; ha sanzionato con 5 milioni di euro la società che gestisce Replika, un chatbot di compagnia, nel 2025 (la decisione è stata impugnata), e con 158.000 euro quella di Character.AI a luglio 2026, anche per una valutazione d’impatto fatta in ritardo. La sanzione da 15 milioni a OpenAI del 2024, invece, è stata annullata dal Tribunale di Roma a marzo 2026 per una questione di competenza: dopo l’apertura della sede in Irlanda toccava all’autorità irlandese decidere, e il merito non è stato esaminato.

La lezione per chi compra è semplice: le domande vanno fatte prima, per iscritto, e le risposte devono finire nel contratto. Sono dodici. Qui sotto le trovate in una tabella, poi una per una, con il perché e com’è fatta una risposta buona.

02 Le 12 domande in una tabella

Dodici domande da fare a un fornitore di AI generativa
#	Domanda	Riferimento
1	Ruolo e contratto per il trattamento	GDPR, art. 28
2	Sub-responsabili e preavviso delle modifiche	GDPR, art. 28(2); EDPB, parere 22/2024
3	Dove si conservano ed elaborano i dati	GDPR, art. 28 e 32
4	Trasferimenti fuori dall’UE	GDPR, capo V; Data Privacy Framework
5	Addestramento sui vostri dati	GDPR, art. 28(10); EDPB, linee guida 07/2020
6	Conservazione e cancellazione	GDPR, art. 5(1)(e) e 28(3)(g)
7	Chi vede cosa nello strumento	GDPR, art. 25 e 32
8	Registri delle attività	GDPR, art. 32; Statuto dei lavoratori, art. 4
9	Valutazione d’impatto	GDPR, art. 35; elenco del Garante (2018)
10	Obblighi dell’AI Act e origine del modello	AI Act, art. 4, 26, 50; EDPB, parere 28/2024
11	Violazioni dei dati	GDPR, art. 33
12	Diritti delle persone e verifiche	GDPR, art. 28(3)(e) e (h)

Lo Statuto dei lavoratori è la legge 300/1970. Ogni riferimento è spiegato nelle sezioni che seguono.

03 Ruolo, contratto e catena dei fornitori

1. Che ruolo avete nel trattamento dei nostri dati, e ci date un contratto per il trattamento (DPA)?

Perché conta. Il contratto con il responsabile ha un contenuto minimo fissato dall’articolo 28 del GDPR: trattare i dati solo su istruzione documentata del titolare, riservatezza, misure di sicurezza, regole sui sub-responsabili, assistenza per i diritti delle persone e per la valutazione d’impatto, cancellazione o restituzione dei dati a fine servizio, verifiche e ispezioni. Un account personale con le condizioni d’uso per i consumatori non è un contratto di questo tipo.

Una risposta buona: «Per i dati che caricate e per le conversazioni siamo vostro responsabile del trattamento. Il DPA è allegato al contratto, si può firmare e copre tutti i punti dell’articolo 28.»

2. Chi sono i vostri sub-responsabili, e come ci avvisate se cambiano?

Perché conta. Un servizio di AI generativa è quasi sempre una catena: chi vi vende l’applicazione usa un fornitore di modelli, un fornitore di cloud, a volte altri. Il GDPR richiede la vostra autorizzazione scritta; se è generale, il fornitore deve informarvi delle modifiche lasciandovi la possibilità di opporvi (articolo 28, paragrafo 2). Per il comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB), il titolare deve avere sempre a disposizione l’identità di tutti i soggetti della catena, qualunque sia il rischio, e il fornitore dovrebbe fornirla di sua iniziativa e tenerla aggiornata (parere 22/2024).

Una risposta buona: un elenco pubblico o allegato al DPA con nome, sede e funzione di ogni sub-responsabile, un preavviso prima di ogni modifica e un modo concreto per opporsi.

04 Dove vanno i dati: archivio, elaborazione, trasferimenti

3. Dove vengono conservati i dati, e dove vengono elaborati quando l’AI risponde?

Perché conta. Archivio ed elaborazione possono stare in posti diversi: i documenti in un data center europeo, la richiesta al modello in un altro paese. Chiedete entrambe le cose, per i file, per le conversazioni e per le copie di sicurezza, e chiedete quale società del gruppo vi fornisce il servizio: è quella a cui farete valere il contratto.

Una risposta buona: le regioni precise di archivio, elaborazione e copie di sicurezza, scritte nel contratto, con l’impegno a non cambiarle senza preavviso.

4. I dati escono dall’Unione europea? Con quale base?

Perché conta. Un trasferimento fuori dall’UE è lecito solo con una base del capo V del GDPR: una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure garanzie come le clausole contrattuali tipo. Per gli Stati Uniti la decisione di adeguatezza è quella sul Data Privacy Framework del 10 luglio 2023, che copre le società americane certificate nel programma. Al 10 ottobre 2026 è in vigore: il Tribunale dell’Unione europea l’ha confermata il 3 settembre 2025, e contro quella sentenza è stato presentato ricorso alla Corte di giustizia. Il suo predecessore, il Privacy Shield, era stato annullato dalla Corte nel 2020: vale la pena chiedere quale sarebbe il piano B.

Una risposta buona: «I dati restano nell’Unione», oppure l’elenco dei trasferimenti con la base di ciascuno (una certificazione verificabile nell’elenco del Data Privacy Framework, clausole contrattuali tipo) e cosa succederebbe se quella base venisse meno.

05 Addestramento e conservazione: cosa succede ai dati dopo

5. I nostri dati servono ad addestrare o migliorare i vostri modelli, o quelli dei vostri fornitori?

Perché conta. Un responsabile del trattamento può usare i dati solo per conto vostro. Se li usa per scopi suoi, come addestrare un modello, per quel trattamento diventa titolare, con responsabilità proprie (articolo 28, paragrafo 10; linee guida EDPB 07/2020). Vale per le domande, i file caricati, le risposte e le valutazioni. Un rapporto preparato per l’EDPB sui modelli linguistici (aprile 2025, non una posizione ufficiale) applica la stessa logica ai servizi di AI: il fornitore che raccoglie o conserva i dati per fini propri ne diventa titolare.

Una risposta buona: «I vostri contenuti non vengono usati per addestrare modelli, né nostri né dei nostri fornitori, ed è scritto nel contratto.» Non basta un interruttore nelle impostazioni, che qualcuno potrebbe spegnere.

6. Per quanto conservate domande, file e risposte, e come li cancellate?

Perché conta. I dati vanno tenuti per il tempo necessario e non oltre (articolo 5, paragrafo 1, lettera e) e, a fine servizio, a vostra scelta cancellati o restituiti con tutte le copie (articolo 28, paragrafo 3, lettera g). Con l’AI le copie sono più del solito: la conversazione, i file caricati, gli indici di ricerca (le rappresentazioni dei documenti che il sistema usa per ritrovarli), i registri, le copie di sicurezza.

Una risposta buona: tempi di conservazione per ogni tipo di dato, cancellazione su richiesta anche dagli indici di ricerca, e una conferma scritta della cancellazione a fine contratto, con i tempi delle copie di sicurezza.

06 Dentro lo strumento: chi vede cosa, e cosa resta registrato

7. Chi vede cosa dentro lo strumento?

Perché conta. È la domanda che si dimentica più spesso, e la più importante per gli strumenti che leggono i documenti aziendali. Un assistente collegato a tutte le cartelle può rispondere a chiunque con tutto quello che trova: il contratto di un cliente, la valutazione di un dipendente, il cedolino di un collega. Il GDPR chiede che per impostazione predefinita i dati non siano resi accessibili a un numero indefinito di persone (articolo 25, paragrafo 2), e misure di sicurezza che garantiscano la riservatezza (articolo 32).

Una risposta buona: permessi espliciti su documenti, cartelle e assistenti, verificati a ogni domanda. E la possibilità di provarlo: la stessa domanda, fatta da due persone con permessi diversi, deve dare due risposte diverse.

8. Cosa registrate di quello che succede nello strumento, per quanto, e chi può vederlo?

Perché conta. I registri servono a voi: per capire chi ha chiesto cosa, ricostruire un incidente, rispondere a una richiesta di accesso. Ma sono anche dati personali dei dipendenti. In Italia lo Statuto dei lavoratori consente di usare le informazioni raccolte con gli strumenti di lavoro solo se ai lavoratori è stata data un’adeguata informazione e nel rispetto delle norme sulla privacy (articolo 4). E il Garante guarda con attenzione ai dati sull’attività dei dipendenti: per i metadati della posta elettronica ha indicato che la conservazione non dovrebbe superare i 21 giorni, salvo esigenze documentate (giugno 2024).

Una risposta buona: registri delle attività con tempi di conservazione che potete decidere voi, accesso limitato a chi ne ha bisogno, e la possibilità di esportarli quando serve una verifica.

07 La valutazione d’impatto e l’AI Act

9. Ci aiutate con la valutazione d’impatto?

Perché conta. La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è l’analisi dei rischi che il GDPR chiede prima di un trattamento che può presentare un rischio elevato, in particolare con nuove tecnologie (articolo 35). Nell’elenco dei trattamenti per cui il Garante la richiede compaiono quelli con tecnologie innovative, «sistemi di intelligenza artificiale» compresi, quando ricorre anche almeno un altro dei criteri europei di rischio: per esempio la valutazione delle persone, anche sul lavoro, il monitoraggio sistematico, i dati sensibili, il trattamento su larga scala, gli interessati vulnerabili. Per molti usi aziendali dell’AI la DPIA è quindi probabile. La fate voi, ma il fornitore deve assistervi (articolo 28, paragrafo 3, lettera f). E farla tardi costa: è uno dei motivi della sanzione a Character.AI.

Una risposta buona: una documentazione pronta su finalità, flussi dei dati, misure di sicurezza e limiti del modello, e la disponibilità a rispondere alle domande del vostro responsabile della protezione dei dati (DPO).

10. Cosa ci serve da voi per l’AI Act, e su quali dati è stato addestrato il modello?

Perché conta. Chi usa l’AI per lavoro è un deployer ai sensi dell’AI Act: deve adottare misure per sostenere l’alfabetizzazione del personale sull’AI (articolo 4) e, quando pubblica deepfake o testi generati su questioni di interesse pubblico, dichiararlo (articolo 50). Se usa sistemi ad alto rischio, come quelli che selezionano i candidati, dal 2 dicembre 2027 dovrà anche, tra l’altro, conservarne i log per almeno sei mesi e informare prima i lavoratori (articolo 26). Sul modello, l’EDPB scrive che chi lo usa dovrebbe fare una valutazione adeguata per accertarsi che non sia stato sviluppato trattando dati personali in modo illecito, guardando per esempio all’origine dei dati e a eventuali violazioni accertate da un’autorità o da un giudice (parere 28/2024). Una dichiarazione di conformità all’AI Act, aggiunge, non basta da sola a dimostrare il rispetto del GDPR.

Una risposta buona: istruzioni d’uso chiare, materiali per formare il personale, informazioni sui modelli usati, sui loro fornitori e sull’origine dei dati di addestramento.

08 Quando qualcosa va storto: incidenti, richieste, verifiche

11. Entro quanto ci avvisate di una violazione dei dati, e con quali informazioni?

Perché conta. Il GDPR chiede al responsabile di informare il titolare «senza ingiustificato ritardo» (articolo 33, paragrafo 2), e al titolare di notificare la violazione al Garante entro 72 ore da quando ne è venuto a conoscenza (paragrafo 1). Un termine vago lascia al fornitore i tempi della vostra reazione: meglio un numero di ore scritto nel contratto.

Una risposta buona: un termine in ore scritto nel DPA, un contatto per gli incidenti sempre raggiungibile, e le informazioni che servono per la notifica: cosa è successo, quali dati, quante persone, cosa è stato fatto.

12. Come ci aiutate con le richieste delle persone, e come possiamo verificare quello che fate?

Perché conta. Un cliente o un dipendente può chiedere di accedere ai suoi dati o di cancellarli, anche quando stanno dentro conversazioni e documenti dello strumento: il fornitore deve assistervi (articolo 28, paragrafo 3, lettera e). E voi dovete poter controllare che faccia quello che promette: il contratto deve consentire verifiche e ispezioni (lettera h). Le certificazioni di sicurezza aiutano, ma non sostituiscono le risposte alle domande precedenti.

Una risposta buona: strumenti per trovare, esportare e cancellare i dati di una persona, rapporti di verifica indipendenti disponibili su richiesta, e un diritto di verifica scritto nel contratto.

09 I segnali d’allarme nelle risposte

Alcune risposte dicono già abbastanza:

Il DPA «è disponibile su richiesta», ma non arriva.
L’elenco dei sub-responsabili non è pubblico né allegato al contratto.
L’esclusione dall’addestramento è solo un’impostazione, non un impegno scritto.
Nessuno sa dire dove avviene l’elaborazione.
Lo strumento vede tutto quello che vede l’amministratore, per tutti.
Per gli incidenti c’è solo un indirizzo email generico, senza termini.

Le nostre risposte a queste domande sono nella pagina Sicurezza: l’archivio risiede in Europa, i vostri contenuti non vengono usati per addestrare i modelli (lo prevedono i contratti con i fornitori AI), i permessi valgono su ogni documento, cartella ed Eko e vengono verificati a ogni domanda, e il DPA con l’elenco dei fornitori è consultabile. I prezzi sono nella pagina Prezzi.

10 Nota sulle fonti

Questo articolo non è consulenza legale. È una lista di domande e il ragionamento dietro ciascuna, sui testi in vigore al 10 ottobre 2026. Per il vostro contratto serve il vostro DPO o un professionista.

Testi letti alla fonte il 10 ottobre 2026: GDPR e AI Act su EUR-Lex; pareri 22/2024 e 28/2024, linee guida 07/2020 e rapporto sui modelli linguistici sul sito dell’EDPB; provvedimenti e comunicati del Garante; sentenza del Tribunale di Roma n. 4153/2026 e nota del Garante che la richiama; decisione sul Data Privacy Framework, sentenza T-553/23 e ricorso C-703/25 P su EUR-Lex.
Le risposte buone sono esempi scritti da noi, non formule di legge.
Il ricorso sul Data Privacy Framework risulta pendente: al 10 ottobre 2026 su EUR-Lex non c’è una sentenza.
Cosa potrebbe cambiare. Il 19 novembre 2025 la Commissione ha proposto modifiche al GDPR (Omnibus digitale), tra cui un articolo sul legittimo interesse per sviluppare e far funzionare sistemi di AI; al 10 ottobre 2026 la proposta è ancora all’esame del Parlamento europeo. L’EDPB ha in programma linee guida sul rapporto tra AI Act e GDPR (programma di lavoro 2026-2027).

Domande e risposte

Un fornitore di AI generativa è titolare o responsabile del trattamento?

Di solito è responsabile del trattamento: tratta i dati per conto dell’azienda cliente, che resta titolare, e serve un contratto con i contenuti dell’articolo 28 del GDPR. Diventa titolare per i trattamenti che fa per scopi suoi, per esempio se usa i dati dei clienti per addestrare i propri modelli.

Serve sempre una DPIA per usare l’AI generativa in azienda?

Non sempre, ma spesso. Nell’elenco del Garante i trattamenti con sistemi di intelligenza artificiale la richiedono quando ricorre anche almeno un altro criterio di rischio, come la valutazione delle persone, il monitoraggio sistematico, i dati sensibili o il trattamento su larga scala. Il fornitore deve aiutarvi a farla.

Si può usare un fornitore di AI con sede negli Stati Uniti?

Sì, se i trasferimenti hanno una base nel capo V del GDPR. Per gli Stati Uniti c’è la decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework (10 luglio 2023), valida per le società certificate e in vigore al 10 ottobre 2026; in alternativa si usano le clausole contrattuali tipo. Contro la sentenza che l’ha confermata pende un ricorso alla Corte di giustizia.

Il fornitore può usare i nostri dati per addestrare i suoi modelli?

Se lo fa, per quel trattamento non è più un vostro responsabile ma un titolare autonomo, che deve avere una propria base giuridica e risponderne. Per un uso aziendale conviene escluderlo nel contratto, per domande, file e risposte, anche nei confronti dei fornitori dei modelli che usa.

Cosa deve contenere un DPA con un fornitore di AI?

Quello che chiede l’articolo 28 del GDPR (istruzioni documentate, riservatezza, sicurezza, sub-responsabili, assistenza per diritti e DPIA, cancellazione a fine servizio, verifiche) più le clausole specifiche dell’AI: niente addestramento sui vostri dati, tempi di conservazione di conversazioni e indici di ricerca, luoghi di elaborazione, termini in ore per gli incidenti.

L’AI Act cambia qualcosa per chi usa ChatGPT o Copilot in azienda?

Sì. Un’azienda i cui dipendenti usano l’AI per lavoro è un deployer: deve adottare misure per sostenere l’alfabetizzazione del personale sull’AI (articolo 4) e, quando pubblica deepfake o testi generati su questioni di interesse pubblico, dichiararlo (articolo 50). La Commissione europea usa proprio l’esempio di dipendenti che scrivono testi pubblicitari o traducono con ChatGPT.

Riferimenti

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articoli 5, 25, 28, 32, 33 e 35, EUR-Lex.
Parere 28/2024 su alcuni aspetti della protezione dei dati nei modelli di AI, EDPB, 17 dicembre 2024.
Parere 22/2024 sugli obblighi legati al ricorso a responsabili e sub-responsabili, EDPB, 7 ottobre 2024.
Linee guida 07/2020 sui concetti di titolare e responsabile del trattamento, EDPB.
AI Privacy Risks & Mitigations: Large Language Models (LLMs), EDPB Support Pool of Experts, aprile 2025.
Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti a valutazione d’impatto, provvedimento n. 467 dell’11 ottobre 2018, Garante per la protezione dei dati personali.
Provvedimento n. 33 del 30 gennaio 2025 su DeepSeek, Garante per la protezione dei dati personali.
Comunicato sulla sanzione a Luka Inc. (Replika), Garante per la protezione dei dati personali, 19 maggio 2025.
Comunicato sulla sanzione a Character Technologies (Character.AI), Garante per la protezione dei dati personali, 9 luglio 2026.
Provvedimento n. 755 del 2 novembre 2024 su OpenAI, con la nota sulla sentenza del Tribunale di Roma n. 4153/2026, Garante per la protezione dei dati personali.
Provvedimento n. 364 del 6 giugno 2024 sui metadati della posta elettronica, Garante per la protezione dei dati personali.
Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 sul Data Privacy Framework UE-USA, EUR-Lex, 10 luglio 2023.
Causa C-703/25 P, Latombe contro Commissione, ricorso del 31 ottobre 2025, EUR-Lex.
Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), testo consolidato al 27 luglio 2026, EUR-Lex.
Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), articolo 4, Normattiva.
Proposta COM(2025) 837 (Omnibus digitale), Commissione europea, 19 novembre 2025.