Come scegliere un assistente AI per l’azienda: 12 domande da fare prima di decidere

01 Quali sono le 12 domande da fare?

Un assistente AI aziendale è un programma che risponde alle domande delle persone partendo dai documenti dell’azienda, con le regole di accesso decise dall’azienda. Può essere la versione per le aziende di un assistente generalista, come ChatGPT, Copilot o Gemini, o uno specializzato: le domande valgono per entrambi. Eccole in un elenco; più sotto, cosa pretendere per ciascuna.

1. Dove vengono conservati i dati, e chi li tratta per conto del fornitore?
2. I vostri dati servono ad addestrare i modelli?
3. Legge i documenti dove sono già, senza doverli ricaricare?
4. Si aggiorna da solo quando un file cambia o viene cancellato?
5. Cita documento e pagina di ogni risposta, e dice quando non lo sa?
6. Chi vede cosa: si possono dare permessi per persona e per assistente?
7. Chi può correggerlo quando sbaglia, e come?
8. Funziona bene in italiano, con il vostro gergo e i vostri codici?
9. Chi forma le persone, e cosa resta scritto?
10. Quanto costa per tutte le persone, per un anno, tutto compreso?
11. Come si esce, con quali dati e in quanto tempo?
12. Chi vi aiuta a partire, in quanto tempo e in che lingua?

Prima di fare le domande, scrivete tre compiti veri che volete affidargli: rispondere ai commerciali sulle schede tecniche, preparare un preventivo, spiegare una procedura a chi arriva. Ogni risposta del fornitore va provata su quei tre compiti, con i vostri documenti.

02 Dove finiscono i dati, e servono ad addestrare i modelli?

1. Dove vengono conservati i dati? Chiedete il paese dei data center, per i documenti e per le conversazioni, e l’elenco dei sub-responsabili: le altre società che trattano i dati per conto del fornitore, compresi i fornitori dei modelli di AI. Per il GDPR il fornitore che tratta dati personali per vostro conto è un responsabile del trattamento: deve offrire garanzie sufficienti, firmare un contratto che ne fissa i compiti (articolo 28) e può affidare il lavoro ad altri solo con la vostra autorizzazione. Se i dati escono dall’Unione europea, il trasferimento deve rispettare il capo V del regolamento. Per i servizi cloud, inoltre, il Data Act europeo obbliga il fornitore a indicare sul proprio sito a quale giurisdizione è soggetta l’infrastruttura che usa (articolo 28).

2. I vostri dati servono ad addestrare i modelli? La risposta deve essere scritta nel contratto, non in una pagina promozionale, e deve coprire tre cose: i documenti collegati, le domande delle persone, le risposte. Versione personale e versione aziendale dello stesso strumento possono avere condizioni diverse: va verificata quella aziendale.

Chiedete infine quanto tempo vengono conservate le conversazioni e chi, dentro l’azienda, può leggerle. Le domande da fare al fornitore sul GDPR sono raccolte in una guida dedicata.

03 Legge i documenti dove sono, e resta aggiornato?

3. Legge i documenti dove sono già? Un assistente aziendale serve se lavora sulle fonti che l’azienda usa davvero: Google Drive, SharePoint e OneDrive, Notion, il sito, il file server dell’ufficio. Se l’unico modo di dargli un documento è caricarlo a mano in una chat, ognuno finirà per avere la sua copia, e le copie invecchiano.

Chiedete l’elenco dei collegamenti disponibili oggi, non «in arrivo», e quali formati legge: PDF scansionati, Excel, presentazioni, registrazioni.

4. Si aggiorna da solo? Fate la prova: modificate un file, cancellatene un altro, e guardate dopo quanto tempo l’assistente risponde con la versione nuova. Un assistente che risponde con un listino vecchio è peggio di nessun assistente, perché sembra sicuro di sé.

04 Cita il documento e la pagina?

5. Cita la fonte, e dice quando non lo sa? Ogni risposta deve indicare da quale documento viene, se possibile da quale pagina, con un clic per aprirlo. Quando la risposta nei documenti non c’è, l’assistente deve dirlo, invece di riempire il vuoto con qualcosa di plausibile.

Non è un dettaglio. Uno studio di ricercatori di Stanford del 2024 ha messo alla prova strumenti professionali di ricerca giuridica, costruiti proprio per rispondere a partire dai documenti: davano risposte sbagliate, o non sostenute dalle fonti citate, tra il 17% e il 33% delle volte. Nessun assistente è infallibile: la citazione serve a chi deve verificare, e trasforma la verifica in una questione di secondi. Come funziona, in parole semplici: perché un’AI che cita la fonte sbaglia meno.

La prova: fate cinque domande di cui conoscete la risposta, più due la cui risposta nei vostri documenti non c’è.

05 Chi vede cosa, e chi può correggerlo?

6. Si possono dare permessi per persona e per assistente? In azienda non tutti vedono tutto: amministrazione, personale, contratti. Chiedete se si può decidere quali documenti vede ogni persona e quali ogni assistente, e se la regola vale anche dentro le risposte: chi non può aprire un documento non deve leggerne il contenuto nemmeno in una risposta.

C’è una conseguenza spesso trascurata: un assistente che rispetta i permessi esistenti mostra a ciascuno tutto quello che quei permessi già consentono. Se la cartella delle buste paga è condivisa per errore con tutta l’azienda, l’assistente lo renderà evidente. Lo scrive anche Microsoft nella documentazione del suo assistente per le aziende: mostra solo i dati che la persona può già vedere, e i permessi devono dare l’accesso giusto alle persone giuste. Prima di partire, controllate come sono condivise le cartelle che collegherete.

7. Chi può correggerlo, e come? L’assistente sbaglierà: conta cosa succede dopo. Chiedete chi può correggere una risposta, aggiornare una fonte, togliere un documento superato, e se la correzione vale per tutti o solo per chi l’ha fatta. La risposta giusta è: le persone che scegliete voi, per gli argomenti di cui sono responsabili. Se può correggere solo il fornitore, ogni errore resta lì finché qualcuno non apre una richiesta; se può correggere chiunque, nessuno ne risponde.

06 Funziona bene in italiano?

8. Funziona con il vostro italiano? La prova utile non è se scrive in un italiano corretto, ma se capisce il vostro. Chiedete con le parole che usate in azienda, sigle, codici prodotto, nomi interni dei reparti, e con documenti misti, metà in italiano e metà in inglese. Controllate che risponda in italiano anche quando la fonte è in inglese, che scriva date e numeri all’italiana, e che il tono sia quello che usereste con un cliente.

07 Chi forma le persone?

9. Chi forma le persone, e cosa resta scritto? Un assistente che nessuno sa usare resta un costo. E c’è anche una regola: dal 2 febbraio 2025 l’articolo 4 dell’AI Act chiede a chi usa sistemi di AI in azienda di occuparsi delle competenze delle persone che li usano. A luglio 2026 il Digital Omnibus sull’AI (Regolamento UE 2026/1744) lo ha riscritto: le aziende devono prendere misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione sull’AI del proprio personale, tenendo conto di conoscenze, esperienza, formazione e contesto d’uso, senza l’obbligo di garantire un livello preciso per ciascuno. Commissione e Stati membri devono sostenere le imprese, in particolare le PMI, e la Commissione pubblicherà esempi pratici.

Chiedete al fornitore cosa offre: una sessione iniziale, materiali da riusare, un percorso per chi arriva dopo. E tenete traccia di quello che fate: è la prova delle misure prese.

Se l’assistente servirà anche a prendere decisioni sulle persone, il discorso cambia: la legge italiana sull’AI (n. 132/2025, articolo 11) rimanda all’obbligo di informare i lavoratori quando si usano sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati per assunzioni, gestione del rapporto di lavoro, assegnazione dei compiti, valutazione e sorveglianza. Mettete per iscritto a cosa servirà l’assistente.

08 Quanto costa davvero un assistente AI per 50 persone?

10. Quanto costa per tutti, per un anno, tutto compreso? I modelli di prezzo sono due. Il primo è il prezzo per persona: una licenza per ogni utente, ogni mese. Il secondo è un canone di piattaforma più una quota per persona più bassa. Nessuno dei due è migliore in assoluto: dipende da quante persone lo useranno.

Cifre di esempio per mostrare il calcolo, non prezzi di un fornitore.

Con queste cifre il secondo modello conviene da circa 42 persone in su (500 + 8 × n = 20 × n). Rifate il conto con i listini veri, sulle persone che lo useranno davvero, e aggiungete quello che il listino non dice:

• Avvio. Chi collega le fonti e prepara il primo assistente, e quanti giorni di lavoro servono da parte vostra.
• Formazione. Due ore per 50 persone fanno 100 ore di lavoro: mettetele nel conto.
• Consumi. Se il prezzo dipende dall’uso, chiedete cosa succede oltre la soglia: si paga di più, si rallenta o si blocca.
• Vincoli. Durata minima del contratto, sconti per il pagamento annuale, costi per aggiungere o togliere persone.

09 Come si esce, e con quali dati?

11. Come si esce? Chiedetelo prima di entrare. Cosa potete esportare (documenti, conversazioni, impostazioni degli assistenti, correzioni), in che formato, in quanto tempo, e quando i dati vengono cancellati. Per i dati personali, il contratto con il responsabile del trattamento deve prevedere che alla fine del servizio, a vostra scelta, i dati vengano cancellati o restituiti (GDPR, articolo 28, paragrafo 3, lettera g).

Per i servizi cloud, software in abbonamento compreso, c’è anche il Data Act europeo, applicabile dal 12 settembre 2025. Il contratto deve prevedere un preavviso massimo di due mesi per avviare il passaggio a un altro fornitore, un passaggio che si chiude al più tardi in 30 giorni (fino a sette mesi solo se il fornitore motiva un’impossibilità tecnica), almeno 30 giorni per recuperare i dati e la cancellazione completa al termine. Dal 12 gennaio 2027 il fornitore non potrà più far pagare il passaggio; fino ad allora può chiedere solo i costi che sostiene. Restano possibili le penali per la disdetta anticipata, se il contratto le prevede: leggetele.

Da fare subito: durante il periodo di prova, esportate davvero qualcosa.

10 Chi vi aiuta a partire, e in quanto tempo?

12. Chi vi aiuta, in quanto tempo, e in che lingua? Chiedete quanto passa dalla firma a un primo assistente funzionante sui vostri documenti, chi fa il lavoro, e cosa serve da parte vostra. Poi il dopo: chi risponde se qualcosa non va, in italiano, entro quanto tempo, e se ci sono persone che conoscono il vostro settore.

La prova più onesta è una prova sul campo: qualche settimana con le vostre persone e i vostri documenti dice più di qualsiasi presentazione.

11 Come si confrontano le offerte?

Mettete le offerte una accanto all’altra con una tabella come questa. Date a ogni domanda un peso secondo le vostre priorità, un voto da 1 a 5 a ogni fornitore, e moltiplicate. Le domande con peso alto e voto basso sono quelle da rifare prima di firmare.

Pesi suggeriti per una PMI: cambiateli secondo le vostre priorità. Aggiungete una colonna per ogni offerta con il voto da 1 a 5.

Per trasparenza, le risposte di ekory a queste domande sono pubbliche: archivio in Europa, contenuti mai usati per addestrare i modelli, permessi su ogni documento, cartella ed Eko (vedi Sicurezza); prezzo da 199 € al mese per la piattaforma più una quota per persona, con un calcolatore per il vostro numero di persone (vedi Prezzi). Si può provare per due settimane con il vostro team.

Domande frequenti

Fonti

1. Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), EUR-Lex, articoli 4 e 113.
2. Regolamento (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus sull’AI), 8 luglio 2026, pubblicato il 24 luglio 2026, EUR-Lex.
3. Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), EUR-Lex, articolo 28 e capo V.
4. Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act), EUR-Lex, articoli 25, 28, 29 e 50.
5. Legge 23 settembre 2025, n. 132, Gazzetta Ufficiale, articolo 11, e decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152, articolo 1-bis.
6. Istat, Imprese e ICT, anno 2025, 15 dicembre 2025.
7. Osservatorio Artificial Intelligence, Politecnico di Milano, Intelligenza Artificiale in Italia, febbraio 2026.
8. V. Magesh, F. Surani, M. Dahl, M. Suzgun, C. D. Manning e D. E. Ho, Hallucination-Free? Assessing the Reliability of Leading AI Legal Research Tools, Stanford University, 2024.
9. Microsoft, Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, Microsoft Learn, aggiornata a ottobre 2026.